Whistleblowing

Il D. Lgs. 24/2023 (cd. “Decreto Whistleblowing”) in vigore dal 30 marzo 2023, di attuazione della Direttiva UE 2019/1937, disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

Ai sensi del Decreto Whistleblowing, per “violazioni” si intendono:

1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei successivi numeri 3), 4), 5) e 6);
2. condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
3. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
5. atti od omissioni riguardanti il mercato interno comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché di imposte sulla società;
6. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5).

La “persona segnalante” o “Segnalante” è la persona fisica che effettua la segnalazione di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo. Tale soggetto può essere rappresentato da:

• personale dipendente e coloro che operano sulla base dei rapporti che ne determinano di fatto l’inserimento nell’organizzazione aziendale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato;
• i lavoratori autonomi nonché i titolari di un rapporto di collaborazione che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;
• i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società fornendo beni o servizi o realizzando opere;
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso la Società;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
• personale che ha terminato il rapporto di lavoro con la Società se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso;
• persone il cui rapporto di lavoro non è ancora iniziato (c.d. “candidati”) nei casi in cui le informazioni riguardanti una violazione siano state acquisite durante il processo di selezione o altre fasi delle trattative precontrattuali.

Kairos assicura la riservatezza sull’identità della persona segnalante in base alle norme vigenti in materia e alla normativa di autoregolamentazione disciplinante le forme di tutela contro condotte ritorsive e/o discriminatorie.

La persona segnalante che abbia il sospetto che si sia verificata o si possa verificare una violazione può inviare una segnalazione all’attenzione del Responsabile dei sistemi interni di segnalazione (RSIS), secondo le modalità sottoindicate:

CANALE INTERNO DI SEGNALAZIONE

Per il solo personale dipendente, attraverso due canali alternativi:

• comunicazione elettronica mediante accesso alla piattaforma online disponibile al link indicato nella Policy aziendale in materia di Whistleblowing (c.d. “canale informatico”);
• lettera, via posta ordinaria, all’indirizzo: Unione Fiduciaria – Via Amedei, 4 – 20123 Milano, alla cortese attenzione dell’Ufficio Whistleblowing – KAIROS (c.d. “canale cartaceo”).

Per tutti i restanti soggetti segnalanti che non hanno accesso ai sistemi aziendali, tramite il “canale cartaceo” all’indirizzo: Unione Fiduciaria – Via Amedei, 4 – 20123 Milano, alla cortese attenzione dell’Ufficio Whistleblowing -KAIROS.

La Società ha identificato e disciplinato un processo di gestione ed analisi delle segnalazioni ricevute caratterizzato dalla presenza di un Responsabile appositamente identificato (RSIS), che disamina preliminarmente la segnalazione valutando la sussistenza dei presupposti di fondatezza e attendibilità necessari ad avviare gli ulteriori approfondimenti escludendo le segnalazioni generiche.

Qualora la segnalazione sia ritenuta mera lamentela personale o sia relativa a eventi già segnalati e/o conosciuti dalla Società o non rientri nel campo di applicazione delle norme che regolano il whistleblowing, il Responsabile archivierà la pratica dandone comunicazione al Segnalante.

Il conferimento dei dati identificativi del segnalante è facoltativo. Sono infatti consentite segnalazioni in modalità anonima ovvero prive di elementi che possano permettere di identificare l’autore della segnalazione. Tuttavia, le segnalazioni devono essere adeguatamente circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti per permettere di relazionare i fatti o le situazioni descritte nella segnalazione a contesti determinati e di procedere così alle verifiche e agli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza.

Il Responsabile aggiorna il Segnalante sullo stato avanzamento della pratica attraverso lo stesso canale da questi originariamente utilizzato per la segnalazione e, nello specifico, sono previste le seguenti comunicazioni da parte del Responsabile:

• entro 7 giorni dalla data di ricezione della segnalazione viene rilasciato al Segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione;
• entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento viene dato riscontro alla segnalazione.

CANALE ESTERNO DI SEGNALAZIONE PRESSO ANAC

Il Segnalante può effettuare una segnalazione esterna, tramite il canale attivato dall’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) accedendo al relativo sito internet: www.anticorruzione.it/-/whistleblowing, al ricorrere di una delle seguenti condizioni:

• non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alla normativa;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

DIVULGAZIONE PUBBLICA

Per divulgazione pubblica si intende rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Il Segnalante beneficia delle misure di protezione previste dalla normativa se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:

• il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• il segnalante ha fondato motivo di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete, che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Si precisa che la segnalazione di un illecito non è un reclamo. Per informazioni sulle modalità di inoltro di un reclamo, consultare l’apposita sezione “Reclami” presente nel sito.

Si rende disponibile l’informativa ex art. 13 e 14 del regolamento UE/679/2016 (GDPR).

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